Pangkalpinang, Demokrasibabel.com — Bawaslu Provinsi Kepulauan Bangka Belitung mendorong percepatan digitalisasi arsip melalui penerapan OPDATIN (Optimalisasi Pengelolaan Data dan Informasi) sebagai pusat layanan data terintegrasi. Hal ini disampaikan Kepala Bagian Pengawasan dan Humas, Rogrius Sinulingga, dalam kegiatan Sosialisasi Penggunaan OPDATIN yang diikuti seluruh perwakilan bagian di Sekretariat Bawaslu Babel.
Rogrius menjelaskan bahwa selama ini proses pengumpulan dokumen masih dilakukan secara manual, sehingga bagian Data dan Informasi (Datin) kerap mengalami keterlambatan pembaruan arsip dari unit kerja lain. Melalui OPDATIN, seluruh arsip akan tersentralisasi sesuai ketentuan sehingga layanan data dan informasi publik dapat diberikan lebih cepat, akurat, dan sesuai standar birokrasi.
“Selama ini Datin harus meminta dokumen secara manual, dan pembaruan arsip sering terlambat karena bagian lain sibuk dengan tugas masing-masing. Ke depan, seluruh arsip dokumen harus terpusat di Datin, termasuk pengaturan apakah suatu dokumen dapat dibagikan atau termasuk dokumen dikecualikan,” ujar Rogrius.
Ia menegaskan bahwa digitalisasi merupakan tuntutan zaman yang harus diadopsi ASN untuk meningkatkan efektivitas kerja. Melalui OPDATIN, setiap PIC dari masing-masing unit kerja bertanggung jawab mengunggah, memperbarui, dan mengelola arsip dokumen secara berkala.
Dalam sosialisasi tersebut, Rogrius memaparkan sejumlah fitur teknis OPDATIN, di antaranya:
* unggah arsip berbagai jenis,
* pengisian ringkasan dokumen,
* klasifikasi jenis informasi (setiap saat, berkala, serta-merta),
* pengaturan retensi arsip,
* rekap otomatis untuk memantau jenis dan jumlah dokumen yang terunggah.
Sistem ini juga mempermudah penyerahan arsip karena dapat dilakukan dari mana saja melalui penyimpanan digital yang memiliki sistem cadangan. Meski hosting masih sederhana, OPDATIN dinilai cukup untuk memulai integrasi arsip secara bertahap dan akan terus dikembangkan, terutama di aspek keamanan.
Rogrius menambahkan bahwa setiap PIC hanya dapat mengakses arsip pada unit kerjanya masing-masing, sementara administrator memiliki akses penuh untuk menambah pengguna dan mengunduh seluruh dokumen. Untuk dokumen sensitif, seperti kajian yang masih berlangsung, penyerahan tetap dapat dilakukan secara manual.
“Kegiatan sosialisasi ini juga disertai uji coba langsung. Setiap PIC diminta mengunggah dokumen dari unit kerjanya. Yang terpenting saat ini adalah membangun kebiasaan unggah dokumen agar kuantitas dan kualitas arsip digital terus meningkat. Harapannya sistem ini nantinya dapat mendukung pengambilan kebijakan lebih cepat dan akurat,” ujarnya.
Sosialisasi OPDATIN menjadi langkah awal Bawaslu Babel dalam memperkuat tata kelola arsip terintegrasi yang mendukung transparansi, profesionalitas, serta peningkatan kualitas pelayanan data dan informasi publik di lingkungan Bawaslu Provinsi Kepulauan Bangka Belitung.
